Praktische tips voor een Lege Mailbox – Tip 1
Vertel eens eerlijk, hoeveel mails heb jij in jouw mailbox?
Over de tijd dat ik klanten heb geholpen om hun mailbox onder controle te krijgen heb ik vele tips en adviezen verzameld. Deze deel ik graag met jullie. Daarom krijg jij van mij de komende weken praktische tips om jouw mailbox weer onder controle te krijgen.
Tip 1: Zorg voor regelmaat en werk gegroepeerd
Plan vaste momenten in dat je de mails in jouw inbox leest en beantwoordt. Doe dit bij voorkeur 2-3 keer per dag (bijv. begin van de ochtend, begin van de middag, eind van de middag), en niet telkens wanneer een mail in je mailbox valt.
Het behandelen van e-mails kan veel tijd kosten en afleidend zijn. De druk die wij ons zelf opleggen om alles direct te willen beantwoorden en er voor iedereen te willen zijn helpt daaraan niet mee.
Stel jezelf de vraag:
Wat is het ergste dat er kan gebeuren als de mailvraag niet direct wordt beantwoord/gelezen?
Is het antwoord dat je nu geeft, wat er gaat gebeuren?
Kun je met 100% zekerheid zeggen dat dit zal gebeuren?
Als de nood van een klant of een overige partij hoog is, kan deze je in de meeste gevallen ook telefonisch bereiken. Bijkomend voordeel, zaken worden telefonisch vaak sneller en efficiënter afgehandeld, dan per e-mail, door de directe interactie.
Bonus tip: Zet het geluid van binnenkomende e-mails uit. Zo voorkom je de verleiding om direct je mail te controleren en de focus te verliezen tijdens het uitvoeren van een andere taak.
www.dekleinezakenvrouw.nl | info@dekleinezakenvrouw.nl | Volg mij op Facebook
